• Das Kolleg

Stellenausschreibungen

Sekretär:in (m/w/d)

Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe E 6, Beschäftigungsdauer: zunächst befristet bis 31.03.2028,
mit anschließender Möglichkeit der Verlängerungen um weitere 4 bzw. 8 Jahre, Beschäftigungsumfang: 50 % der tariflichen Arbeitszeit

Das Käte Hamburger Kolleg für kulturelle Praktiken der Reparation (KHK CURE) ist ein thematisch ausgerichtetes Institute for Advanced Study, das vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) gefördert wird. Kern des Käte Hamburger Kollegs ist sein Gastwissenschaftler:innen-Programm, das jedes Jahr bis zu 12 internationale Wissenschaftlerinnen als Fellows an der Universität des Saarlandes führt, die gemeinsam mit der Direktion und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden des Kollegs untersuchen, wie Reparationen in Kultur und Gesellschaft verhandelt werden und wie kulturelle Reparationsprozesse Weltwahrnehmung, Selbstentwürfe und Lebensformen verändern. Das Institut, das in ein Netz weltweiter Forschungskontakte und -kooperationen eingebunden ist, arbeitet auch mit lokalen Kulturpartner*innen wie etwa dem UNESCO Weltkulturerbe Völklinger Hütte, dem Nationalmuseum für Naturgeschichte Luxemburg und dem Staatstheater Saarbrücken zusammen.

Ihre Aufgaben sind:

  • Führung des Sekretariats
  • Digitale und analoge Postbearbeitung; Auskunftserteilung mündlich und telefonisch
  • Pflege der Unterschriftenmappen und allgemeine Aktenführung; Registratur der Geräte
  • Unterstützung von Direktion, Geschäftsführung und Fellow-Koordination bei den Planungsprozessen des Kollegs
  • Unterstützung bei Veranstaltungen vor Ort
  • Vertragsvorbereitung; Bearbeitung von Anträgen und Nachweisen
  • Anlage und Pflege der Personalakten in Rücksprache mit der Direktion und Geschäftsführung
  • Budgetverwaltung (Personal- und Sachmittel) in Rücksprache mit der Geschäftsführung
  • Rechnungsbearbeitung und -kontrolle; Korrespondenz zur Rechnungsabwicklung
  • Abwicklung des Bestell- und Buchungsverkehrs
  • Redaktionelle Unterstützung von Direktion, Geschäftsführung und Fellow-Koordination bei Nachweispflichten und Berichten

Ihr Profil ist:

  • Einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare Verwaltungserfahrung sowie Erfahrung im Büro- und Projekt-Management wünschenswert; allerdings sind – bei entsprechenden Softskills – auch Bewerbungen ohne explizite Erfahrung in der Sekretariatsarbeit willkommen
  • Organisatorische Erfahrung; Erfahrung mit den Abläufen und Dienstwegen in Institutionen wünschenswert
  • Kenntnisse der üblichen Computer-Programme zur Kommunikation und Verwaltung (Microsoft Office; SAP; WordPress u.ä.)
  • Verhandlungssichere und korrespondenzfähige Sprachkenntnisse (gemäß GER): Deutsch – C2
  • Fähigkeit zur selbständigen Korrespondenzführung
  • Erfahrung in der Kommunikation, idealiter auch in der internationalen Kommunikation

Darüber hinaus bringen Sie mit:

  • Große Motivation zur Zusammenarbeit mit einem dynamischen Team im internationalen Kontext
  • Offenheit und Sensibilität im Umgang mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Lebensrealitäten
  • Sprachkenntnisse (gemäß GER): erwünscht sind Englisch und/oder Französischkenntnisse

Wir bieten Ihnen:

  • flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u.a. die Möglichkeit zur Telearbeit,
  • sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen,
  • umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z.B. Sprachkurse),
  • attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport,
  • zusätzliche Altersvorsorge (RZVK),

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung (in einer PDF-Datei) bis zum 15.07.2026 an bewerbung@uni-saarland.de. Bitte im Betreff der E-Mail die Kennziffer N2336 angeben.
Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Ansprechperson:
Herr Sebastian Rost
Sebastian.rost@khk.uni-saarland.de
Tel.: 0681 / 302-3364

Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, wird vor der Einstellung ein Nachweis über die Gleichwertigkeit dieses Abschlusses mit einem deutschen Abschluss durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) benötigt. Bitte beantragen Sie diesen ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.kmk.org/zeugnisbewertung.
Kosten für die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch bei der Universität des Saarlandes können, ebenso, wie Kosten für eine etwaige Zeugnisbewertung der ZAB, grundsätzlich leider nicht erstattet werden.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Universität des Saarlandes strebt nach Maßgabe ihres Gleichstellungsplanes eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität des Saarlandes (UdS) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der UdS zur Kenntnis genommen haben.

Käte Hamburger Kolleg CURE
Universität des Saarlandes
Neugrabenweg 4
D–66123 Saarbrücken

SEKRETARIAT
Armelle Clasani
sekretariat@khk-uni-saarland.de
Telefonnummer (+49) 681 302-3336